Comment rédiger en un clin d’œil une invitation de réunion que tout le monde accepte ?

Nous passons également de plus en plus de temps en réunion. Selon l’Ifop et Wisembly , une entreprise spécialisée dans la gestion des réunions, en 2018 les cadres passaient 3 jours de plus par an en réunion qu’en 2016. Là où le bât blesse, c’est que la moitié du temps en réunion est perçu comme inutile selon l’étude Opinion Way sur les écueils du travail collaboratif. La réunion a décidément mauvaise réputation. Fatalité ?

Nous allons voir dans cet article comment convaincre ses collègues de participer à la réunion que vous organisez en soignant le fond et la forme.

Au sommaire :

• Les effets d’un agenda peu préparé
• Les avantages d’une invitation de réunion bien préparée
• Les objectifs d’une réunion
• Les éléments à retrouver dans une invitation de réunion

Qu’arrive-t-il avec un agenda peu préparé ?

Nous connaissons tous ces écueils comme par exemple, les réunions qui dérivent et ne remplissent pas leur objectif initial, les sujets parasites qui arrivent en milieu de session ou encore les participants fantômes, non nécessaires, qui perdent leur temps et/ou sont en train de traiter leurs mails. Autant de raison de prendre quelques minutes pour préparer son invitation de réunion soigneusement.

Les avantages d’une invitation de réunion préparée

Une invitation bien préparée reflète une réunion bien préparée. Cameron Herold, auteur de « Meetings suck : Turning One of the Most Loathed Elements of Business into One of the Most Valuable », voit plusieurs avantages à cela, certains sont évidents, d’autres plus surprenants.

Les introvertis sont plus engagés dans la réunion

Dans un des chapitres de son livre, Cameron Herold définit plusieurs types de personnalités :

• Les extravertis sont les personnalités dominantes et/ou expressives qui « prennent » de la place en réunion ;
• Les introvertis sont plus analytiques et « aimables », ils auront plus de mal à intervenir et s’appuieront plus sur l’animation pour intervenir.

Avec une invitation de réunion claire, les introvertis pourront préparer la réunion et penser en avance à ce qu’ils doivent faire passer comme message.

Le temps sera mieux utilisé

Si l’invitation est suffisamment claire, la réunion peut débuter sans passer 15 minutes à expliquer le contexte. De même, sachant quels sont les points à aborder et le temps que chacun doit prendre, il est plus facile d’arbitrer en cours de route selon les priorités si un point fait déraper l’agenda.

Les personnes concernées participent

Bien réfléchir son invitation à une réunion, c’est aussi se poser la question de la pertinence de la liste d’invités. Ainsi, si l’invitation est claire, certaines personnes refuseront si elles jugent qu’elles ne sont pas pertinentes sur le sujet. Cette auto-régulation va leur éviter de perdre du temps et vous permettre d’avoir des participants engagés à votre réunion. Une troisième voie est possible en faisant venir certains participants uniquement quand le point qui les concerne est abordé.

Les objectifs d’une réunion

Cameron Herold distingue plusieurs objectifs de réunions :

• Les réunions de partage d’informations qui ne comprennent ni discussion, ni débat ;
• Ensuite nous avons les réunions créatives comme les brainstormings dont le but est la récolte d’idées ;
• Enfin, les réunions de décision dont l’objectif est d’en obtenir une de la part du groupe soit par consensus soit par consentement.

Avant d’envoyer votre invitation, assurez-vous d’avoir les idées claires sur ce que vous souhaitez comme résultat. En fonction de cela, peut-être que vous aboutirez à la conclusion qu’un appel téléphonique est préférable.

Choisissez bien votre objet car ce dernier doit inviter votre destinataire à ouvrir l’invitation. Pour cela, allez droit au but et mettez l’information la plus importante en objet. Limitez-en la longueur, n’oubliez pas que seuls les premiers mots seront visibles depuis un smartphone, outil de consultation utilisé par 75% des Français.

Grace à une invitation de réunion claire, les participants sont bien informés de ce qui les attend.

Les éléments à retrouver dans une invitation de réunion

Selon Cameron Herold, l’invitation à une réunion doit être simple et courte. Fixez-vous l’objectif de pouvoir la rédiger sur un post-it. Elle doit également être agréable à lire quitte à utiliser les listes à puce. Evitez les polices de caractères trop exotiques et illisibles.

Le contenu de votre invitation doit inclure le style de réunion. Est-ce une réunion d’information, création ou de décision ? Dans la mesure du possible, incluez les points à adresser plus spécifiquement ainsi que le temps imparti à chacun.

En plus de cela et des éléments logistiques, deux autres points doivent être présents. L’objectif de la réunion doit être rédigé en une phrase. Pourquoi vous demandez du temps aux participants ? Vous pouvez rajouter les livrables de la réunion, c’est à dire ce qui est espéré comme résultat en fin de session.

Si vous souhaitez en savoir plus, je vous recommande vivement le livre de Cameron Herold, 160 pages seulement pour améliorer ses propres pratiques.

Savoir si la réunion a été appréciée

Je vous invite à découvrir mes échanges avec Louis Vareille, fondateur de l’école de Réuniologie dans le cadre du podcast Azzzap.

Louis est revenu nous voir au début du confinement pour nous parler des réunions à distance :

3 informations clés à retenir pour une invitation de réunion au top :

• Préparez soigneusement votre réunion et utilisez l’invitation pour vous poser les bonnes questions comme l’objectif et la liste des participants ;
• Signez le titre de votre invitation, il doit amener à l’ouverture de l’invitation ;
• Intégrez des éléments comme la raison d’être de la réunion, l’agenda si possible et le style de réunion pour permettre à chaque invité de se positionner.

Pour aller plus loin

• Le livre de Cameron Herold
• L’épisode du podcast Azzzap consacré à la Réuniologie avec Louis Vareille.
• Mon livre, “Self Manager : 5 jours pour mieux organiser son travail et profiter (enfin) de sa vie perso”, éd.Eyrolles, dans lequel vous retrouverez plus de 60 bonnes pratiques.