Comment se concentrer sur l’essentiel et éviter le travail inutile ?

Se concentrer sur l’essentiel est une tâche de plus en plus difficile. Comme l’a démontré Bluma Zeigarnik, nous nous souvenons plus facilement des tâches à venir ou en cours que de celles qui sont achevées. Ce psychologue russe a demandé à des enfants de réaliser une vingtaine de travaux dont 10 étaient à terminer, le reste étant à laisser inachevé. Après ce test, les participants se sont mieux souvenus des tâches qu’ils devaient encore réaliser que de celles qui l’étaient déjà. Or, le fait d’avoir en permanence en tête les actions restant à faire peut-être un facteur de stress. Heureusement, le fait de planifier et d’écrire quelque part nos actions à venir nous rend plus sereins. C’est la conclusion de l’étude scientifique des professeurs Masicampo et Baumeister, « C’est comme si c’était fait ! Planifier élimine les effets cognitifs des objectif non achevés ». La to-do list n’est donc pas seulement un outil de productivité, mais aussi une solution qui, si elle est bien utilisée, permet d’être plus détendu.

Dans cet article, nous allons voir comment prioriser ses actions au travers de méthodes et d’outils pour se concentrer sur l’essentiel.

Au sommaire :

• La priorisation des tâches par la limitation du nombre d’actions
• La matrice Eisenhower
• La priorisation des tâches avec Kaizen
• Le modèle WSJF
• WSJF avec Trello

La priorisation des tâches par la limitation du nombre d’actions

Avoir des tâches bien identifiées, c’est bien ; avoir une vision claire des actions les plus importantes, c’est encore mieux.

En limitant le nombre de lignes dans votre to-do list, vous êtes déjà en train de prioriser. Vous pouvez raisonnablement fixer la barrière à 20 tâches en tout, en incluant votre vie professionnelle et votre vie personnelle, ce qui est assez contraignant mais libérateur. Pour éviter d’avoir à compter toutes vos cartes sur votre tableau Trello, vous pouvez utiliser une extension gratuite du Google Chrome Webstore qui en donne en un clin d’œil le nombre. L’extension s’appelle « Original Trello Card Counter For Trello ».

Mettez les actions les plus importantes (et pas obligatoirement les plus urgentes) en tête de liste.

La priorisation des tâches avec la matrice Eisenhower

Si la priorisation de vos actions est difficile, vous pouvez utiliser la matrice d’Eisenhower, (du nom du 34^e président américain), qui permet de classer ses actions selon deux axes : importance et urgence.

La priorisation des tâches avec Kaizen pour se concentrer sur l’essentiel

La matrice Kaizen est sans doute plus adaptée à l’agilité parce qu’elle prend en compte la valeur des actions et leur difficulté d’exécution.

La démarche Kaizen consiste à rechercher les petites améliorations quotidiennes pour obtenir une solution optimale plutôt que de tout revoir de fond en comble. C’est d’ailleurs une inspiration du modèle agile, de l’holacratie ou de la gouvernance adaptative. Il faut préférer les petits pas aux grands chamboulements.

La méthode de priorisation WSJF

Pour prioriser les fonctionnalités à développer dans un logiciel ou une application par exemple, certains groupes projets agiles utilisent la méthode WSJF (© Scaled Agile, Inc.) : « Weighted Shortest Job First » dont voici les critères :

• La valeur business : est-ce que nos clients vont préférer cette fonctionnalité ou une autre ? Est-ce que cette fonctionnalité impacte le chiffre d’affaires ? Sommes-nous passibles d’une amende si nous ne développons pas cette fonctionnalité ?
• L’urgence de la tâche : est-ce que la valeur business de cette fonctionnalité baisse si nous attendons ? Y-a-t-il une échéance précise ? Les utilisateurs vont-ils choisir une autre solution que la nôtre si nous ne développons pas cette fonctionnalité ?
• La réduction du risque ou la possibilité de nouvelles opportunités : est-ce que le développement de cette fonctionnalité réduit le risque pour les futures mises à jour ? Est-ce que cette fonctionnalité va nous permettre d’en sortir d’autres encore plus pertinentes ?
• L’effort nécessaire : est-ce le développement de cette fonctionnalité nécessite beaucoup de ressources ou de temps ?

Chacun de ces critères doit être noté selon la suite de Fibonacci (soit : 1, 2, 3, 5, 8, 13, 21) ce qui nous amène au calcul du score WSJF d’une tâche qui se fait en deux temps :

Le coût du retard = la valeur business + l’urgence de la tâche + la réduction du risque ou la possibilité de nouvelles opportunités

Le score de la tâche = Le coût du retard / l’effort nécessaire.

Utiliser WSJF avec Trello pour se concentrer sur l’essentiel

Si vous utilisez Trello comme outil de To Do List, vous allez pouvoir bénéficier d’un plugin secret qui va vous permettre une priorisation rapide et « scientifique » de vos tâches :

• Créez une équipe et associez votre tableau de To Do List à cette équipe ;
• Ouvrez le lien suivant : https://trello.com/power-ups/admin et choisissez l’équipe précédemment créée. Ici c’est « Entreprise » pour moi :
• Vous allez ensuite vous retrouver sur cette page : 
• Cliquez sur « Create a Power-UP »;

Un formulaire va apparaître. Nous allons le remplir ensemble :

• Power-up name : choisissez le nom que vous souhaitez ;
• Power-up capabilities : voici ce qu’il faut cocher ;
• iFrame Connector URL : https://chipalou.github.io/wsjf2/index.html.

Pour l’utiliser, rendez-vous sur votre tableau To Do List. Pour chaque action/chaque carte, un nouveau champ apparaît en rouge :

En cliquant sur le champ rouge, un mini-formulaire va vous permettre d’évaluer chaque critère :

Le score de la tâche va ensuite s’afficher sur la carte :

Merci à Philippe S pour la création de cet excellent plugin !

3 informations clés à retenir pour se concentrer sur l’essentiel :

• Limitez votre nombre de tâches est une première façon de prioriser ;
• Les matrices d’Eisenhower, Kaizen et la méthode WSJF sont des méthodes plus ou moins complexes de priorisation des tâches ;
• Un power-up Trello permet de calculer le score WSJF de chacune de vos tâches.

Pour aller plus loin

• Cette vidéo sur WSJF;
• Mon livre, « Self Manager : 5 jours pour mieux organiser son travail et profiter (enfin) de sa vie perso », éd.Eyrolles, dans lequel vous retrouverez plus de 60 bonnes pratiques.