Comment refuser une réunion sans vexer quiconque ?

Pour collaborer efficacement, il est important de pouvoir s’affirmer et exprimer ses désaccords sans être perçu comme agressif. Malheureusement, l’étude Opinion Way sur les écueils du travail collaboratif nous apprend que si les salariés jugent négativement le temps passé en réunion, 64 % des répondants ne se sentent pas autorisés à refuser une invitation. C’est symptomatique d’organisations où l’individu a du mal à s’affirmer soit parce que le management l’en empêche soit parce que, comme le souligne l’étude, nous faisons face à un facteur culturel.  

Dans cet article, nous allons nous pencher sur l’affirmation de soi en entreprise, en apprenant à comprendre notre psyché, et à dire non sans que cela ne soit perçu comme de l’agressivité.

Au sommaire :

1. Incarner la bonne posture pour dire non
2. Questionner la valeur générée par la réunion et proposer une alternative si nécessaire
3. Se poser la question du casting et proposer une autre personne si c’est pertinent
4. En cas d’agenda tendu, déterminer si c’est une priorité ou pas
5. Expliquer votre choix à votre interlocuteur

Incarner la bonne posture pour dire non

Dans son livre S’affirmer et oser dire non⁠, Christelle Petitcollin analyse notre difficulté à dire « non » à l’aide de l’analyse transactionnelle qui explique par la coexistence de plusieurs êtres en un seules les difficultés de communication.  

Chacun de nous a une part « enfant » qui peut être libre comme il l’était au tout début de sa vie, ou rebelle, dans la révolte et le contre-pied ou au contraire soumis, c’est-à-dire cherchant à s’adapter en se dévalorisant bien souvent. D’autre part, nous avons également une part « parent » qui peut faire rentrer l’enfant dans le cadre ou bien au contraire, le surprotéger. Entre ces deux personnalités se trouve celle de l’adulte, un subtil équilibre entre les pulsions de l’enfant et l’envie de normalité du parent. Il analyse et aime le rationnel. 

Dans toutes nos interactions avec les autres, nous adoptons l’une de ces postures, et ce n’est pas toujours la même. En effet, notre difficulté à dire « non » nous vient de la personnalité « enfant soumis » qui, comme l’écrit Christelle Petitcollin, est « la partie de l’enfant qui a besoin de l’approbation et de l’encouragement de son entourage. Il a peur de mal faire, essaie de deviner ce qu’on attend de lui ». L’auteure nous invite à remettre un peu d’ « adulte » (le rationnel, l’analyse) dans tout cela ainsi qu’un peu de « parent nourricier » (la bienveillance de soi vers soi, « tu as le droit de refuser »).  

Ainsi à la réception d’une invitation, certains vont se sentir obligés d’accepter sans « réfléchir » (c’est l’expression de l’enfant soumis) et d’autres vont prendre le temps de réfléchir et de laisser s’exprimer le parent nourricier.

Cet article disponible sur le site d’Harvard Business Review nous donne des éléments sur les questions à se poser avant d’accepter ou de refuser une réunion :

• Cette réunion va-t-elle générer de la valeur ?
• Suis-je la bonne personne pour cette réunion ?
• Le sujet est-il une priorité pour moi ?

Questionner la valeur générée par la réunion et proposer une alternative si besoin

En fonction du contexte, il peut être intéressant de se demander si la réunion en soi est nécessaire. J’ai déjà évoqué sur ce blog ShouldItBeAMeeting pour savoir si vous même vous devez organiser une réunion. Rien n’empêche de l’utiliser pour celles des autres et de partager la réponse de l’outil avec l’organisateur.

D’autres questions vont vous permettre de savoir si la réunion est partie sur les bons rails :

• L’objectif est-il clairement défini ?
• L’agenda est-il noté dans l’invitation ?
• S’agit-il d’une réunion de décision ? D’information (dans ce cas, un simple échange de mail n’est-il pas suffisant ?) ? Un atelier de travail ?
• Manque-t-il des participants indispensables ?

Ces filtres vont vous permettre d’anticiper la valeur générée par la réunion et pourquoi pas d’aider l’organisateur en lui posant vos questions ou en partageant vos doutes. Une réunion inutile annulée pour tous n’a pas de prix.

Se poser la question du casting et proposer d’autres personnes si c’est pertinent

La réunion peut-elle répondre à ses objectifs sans votre participation intuiti personae? Si la réponse est oui, alors vous n’êtes peut-être pas nécessaire ou tout simplement la bonne personne. Là aussi, en cas de doute, un petit échange avec l’organisateur peut permettre de refuser en douceur sur la base des questions posées précédemment et de lui proposer un interlocuteur plus pertinent.

En cas d’agenda tendu, determiner si c’est une priorité ou pas

En fonction de vos priorités du moment, vous pouvez aussi considérer votre participation à cette réunion. Cependant attention, là aussi, un échange avec l’organisateur est conseillé. On peut ainsi lui fournir les éléments dont il a besoin en avance pour montrer que vous êtes bon camarade et que vous essayez de concilier vos priorités avec les siennes par exemple sans forcément répondre positivement à son invitation.

Refuser une réunion sans vexer quiconque et tout en étant bon camarade

Dans toutes les « techniques » évoquées ci-dessus, on retrouve ce besoin d’échanger avec l’organisateur pour expliquer son propre refus ou proposer des pistes d’amélioration de l’agenda ou de l’objectif proposé. Expliquer ses choix montre qu’on a pris le temps de réfléchir à l’invitation, que nous sommes est prêt à faire des propositions en amont pour en améliorer la qualité, que l’acceptation d’une invitation à une réunion est une chose sérieuse et que c’est déjà un premier signe d’engagement de votre part.

La réunion pour vous n’est pas une alternative pratique au travail 😉

3 informations clés à retenir pour refuser une réunion sans vexer quiconque :

• Laissez s’exprimer le parent nourricier qui est en vous avant de répondre.
• Posez-vous trois questions : la réunion va-t-elle générer de la valeur ? Suis-je la bonne personne ? Le sujet est-il une priorité pour moi ?
• Prenez le temps d’un échange avec l’organisateur en cas de doute.

Pour aller plus loin

• Thomas d’Ansembourg, Cessez d’être gentil, soyez vrai !, Éditions de l’Homme, 2014 ;
• L’épisode d’Azzzap consacré à Thomas d’Ansembourg et la communication non violente ;
• Mon livre, « Self Manager : 5 jours pour mieux organiser son travail et profiter (enfin) de sa vie perso », éd.Eyrolles, dans lequel vous retrouverez plus de 60 bonnes pratiques.